Wer wir sind
Verantwortlicher für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist der im Impressum genannte Verein / die genannte Abteilung („wir“).
Die Adresse unserer Website ist: https://karate-grafing.de.
Diese Website dient als Buchungs- und Verwaltungsplattform für das Karate-Angebot des Vereins (Trainings, Lehrgänge, interne Verwaltung).
Benutzerkonto & Mitglieder-Self-Service
Auf dieser Website gibt es einen passwortgeschützten Mitgliederbereich („Mitgliederportal“).
Der Zugang wird durch den Verein eingerichtet; eine öffentliche Registrierung ist nicht vorgesehen.
Im Mitgliederportal können registrierte Mitglieder u. a.:
- ihr Profil einsehen und teilweise aktualisieren,
- ihre eigenen Buchungen / Anmeldungen zu Trainings und Veranstaltungen einsehen,
- ihr Passwort ändern,
- ihren Prüfungsverlauf (Graduierungen) einsehen.
Hierfür verarbeiten wir – je nach Mitgliedschaftsart – insbesondere:
- Stammdaten: Name, Vorname, ggf. Geburtsdatum, Anschrift, Kontaktdaten (z. B. E-Mail, Telefonnummer), ggf. Funktion im Verein (z. B. Trainer),
- Mitgliedschaftsdaten: interne Mitglieds- oder Familiennummer, Mitgliedsstatus, Beginn und ggf. Ende der Mitgliedschaft, zugeordnete Trainingsgruppen,
- Bankdaten (sofern hinterlegt): Kontoinhaber, IBAN zur Abwicklung von Mitgliedsbeiträgen / Entgelten (z. B. für Kurse, Lehrgänge),
- Teilnahmedaten: gebuchte Trainings- und Veranstaltungstermine, An- und Abmeldungen, Wartelistenstatus,
- Prüfungs- und Lizenzdaten: erreichte Graduierungen (z. B. Kyu-/Dan-Grad), Prüfungsdaten, Prüfer, Gültigkeit von Lizenzen (z. B. Trainer- oder Prüferlizenzen),
- Zugangsdaten: Benutzername, Rollen/Zugriffsrechte, Zeitpunkte der Registrierung und ggf. technische Protokollinformationen (z. B. Änderungszeitpunkte von Daten).
Passwörter werden ausschließlich verschlüsselt/gehasht gespeichert und sind für uns nicht im Klartext einsehbar.
Diese Daten werden im Mitgliederportal dargestellt, damit du deine eigenen Daten einsehen, Prüfungen und Anmeldungen nachvollziehen sowie dein Passwort verwalten kannst.
Zweck der Verarbeitung im Self-Service
- Verwaltung der Vereinsmitgliedschaft,
- Organisation und Dokumentation von Trainings- und Veranstaltungsteilnahmen,
- Verwaltung von Prüfungen, Graduierungen und Lizenzen,
- Berechnung und Verwaltung von Mitglieds- und Teilnahmeentgelten,
- Bereitstellung eines komfortablen Self-Service-Zugangs für Mitglieder (Selbstauskunft, Aktualisierung ausgewählter Daten, Passwortverwaltung).
Rechtsgrundlagen
Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt in der Regel auf Grundlage von:
- Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung eines Vertrags oder vorvertraglicher Maßnahmen), soweit es um die Durchführung der Vereinsmitgliedschaft, Kurs- und Lehrgangsbuchungen oder vergleichbare Leistungen geht,
- Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtung), soweit wir z. B. gesetzliche Aufbewahrungspflichten erfüllen müssen (Steuer- und Abgabenrecht),
- Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse), z. B. an einer effizienten Vereinsverwaltung, Planung von Trainings und Veranstaltungen sowie Wahrung von Vereinsinteressen.
Soweit wir im Einzelfall eine Einwilligung einholen (z. B. für bestimmte Newsletter-Funktionen oder besondere Daten), erfolgt die Verarbeitung zusätzlich auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Eine erteilte Einwilligung kannst du jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
Zugriff im Trainer- und Verwaltungsbereich
Trainer und berechtigte Funktionsträger/innen im Verein erhalten – je nach Rolle – Zugriff auf die für ihre Aufgaben notwendigen Daten (z. B. Teilnehmerlisten, Kontaktdaten ihrer Trainingsgruppe, Prüfungsverlauf der ihnen zugeordneten Mitglieder, Lizenz-Übersichten).
Eine weitergehende Nutzung (z. B. zu Werbezwecken außerhalb des Vereins) findet nicht statt.
Buchungen, Anmeldungen und interne Formulare
Für die Anmeldung zu Trainings, Lehrgängen und Veranstaltungen sowie für bestimmte interne Prozesse nutzen wir Formulare (u. a. auf Basis von „WPForms“ und dem Kalender-Plugin „My Calendar“).
Je nach Formular werden dabei insbesondere folgende Daten erhoben:
- Name, Vorname,
- Kontaktdaten (E-Mail, Telefonnummer),
- Zugehörigkeit als Mitglied/Gast oder Familie,
- gebuchte Veranstaltung / Trainingseinheit, Datum und Uhrzeit,
- ggf. zusätzliche Angaben (z. B. Gürtelgrad, Bemerkungen).
Diese Daten verwenden wir ausschließlich zur:
- Entgegennahme und Bestätigung deiner Buchung/Anmeldung,
- Planung und Durchführung der jeweiligen Veranstaltung oder des Trainings,
- Verwaltung von Wartelisten und Abmeldungen,
- vereinsinternen Dokumentation.
Sofern Veranstaltungen kostenpflichtig sind, werden die zugehörigen Daten außerdem zur Abrechnung und Verbuchung von Entgelten genutzt.Wenn du eine Zurücksetzung des Passworts beantragst, wird deine IP-Adresse in der E-Mail zur Zurücksetzung enthalten sein.
Eingebettete Inhalte von anderen Websites
Beiträge auf dieser Website können eingebettete Inhalte beinhalten (z. B. Videos, Bilder, Beiträge etc.). Eingebettete Inhalte von anderen Websites verhalten sich exakt so, als ob der Besucher die andere Website besucht hätte.
Diese Websites können Daten über dich sammeln, Cookies benutzen, zusätzliche Tracking-Dienste von Dritten einbetten und deine Interaktion mit diesem eingebetteten Inhalt aufzeichnen, inklusive deiner Interaktion mit dem eingebetteten Inhalt, falls du ein Konto hast und auf dieser Website angemeldet bist.
Mit wem wir deine Daten teilen
Im Rahmen des Betriebs dieser Website nehmen wir Hosting- und IT-Dienstleistungen in Anspruch. Unser Hosting-Provider erhält Zugriff auf die Daten, soweit dies zum Betrieb der Website und der darauf angebotenen Funktionen technisch erforderlich ist (z. B. Server-Logfiles, Datenbankzugriffe).
Wenn du eine Zurücksetzung des Passworts beantragst, wird deine IP-Adresse in der E-Mail zur Zurücksetzung enthalten sein.
Eine Übermittlung deiner Daten an sonstige Dritte findet nur statt, wenn dies
- zur Erfüllung unserer vertraglichen oder gesetzlichen Pflichten erforderlich ist,
- eine rechtliche Verpflichtung besteht oder
- du ausdrücklich eingewilligt hast.
Wie lange wir deine Daten speichern
Kommentare
Wenn du einen Kommentar schreibst, wird dieser inklusive Metadaten zeitlich unbegrenzt gespeichert. Auf diese Art können wir Folgekommentare automatisch erkennen und freigeben, anstatt sie in einer Moderations-Warteschlange festzuhalten.
Benutzerkonten & Mitgliedsdaten
Für Benutzer, die sich auf unserer Website registrieren (Mitglieder-Login), speichern wir zusätzlich die persönlichen Informationen, die sie in ihren Benutzerprofilen und im Mitgliederportal angeben bzw. die wir im Rahmen der Vereinsverwaltung hinterlegen.
- Stammdaten und Mitgliedschaftsdaten speichern wir grundsätzlich für die Dauer der Mitgliedschaft.
- Nach Beendigung der Mitgliedschaft werden die Daten regelmäßig gelöscht oder anonymisiert, soweit dem keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen oder berechtigte Vereinsinteressen (z. B. Nachweis von Graduierungen, Dokumentation von Vereinsgeschichte) entgegenstehen.
- Daten mit steuer- oder handelsrechtlicher Relevanz (z. B. abrechnungsrelevante Informationen) bewahren wir entsprechend der gesetzlichen Fristen auf (in der Regel 6 bzw. 10 Jahre).
Buchungs- und Formulardaten
Daten aus Buchungen und Anmeldungen speichern wir, solange sie für die Planung und Durchführung der jeweiligen Veranstaltung sowie für etwaige Nachfragen erforderlich sind; anschließend werden sie entsprechend der o. g. Grundsätze gelöscht oder anonymisiert, sofern keine längeren gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gelten.
Alle Benutzer können jederzeit ihre persönlichen Informationen einsehen, verändern oder löschen (der Benutzername kann nicht verändert werden). Administratoren der Website können diese Informationen ebenfalls einsehen und verändern.
Welche Rechte du an deinen Daten hast
Wenn du ein Konto auf dieser Website besitzt oder Kommentare geschrieben hast, kannst du einen Export deiner personenbezogenen Daten bei uns anfordern, inklusive aller Daten, die du uns mitgeteilt hast.
Darüber hinaus kannst du die Berichtigung, Einschränkung der Verarbeitung oder Löschung aller personenbezogenen Daten, die wir von dir gespeichert haben, verlangen, soweit dem keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
Du hast außerdem das Recht:
- Auskunft über die dich betreffenden personenbezogenen Daten zu verlangen (Art. 15 DSGVO),
- unrichtige Daten berichtigen zu lassen (Art. 16 DSGVO),
- unter den Voraussetzungen des Art. 20 DSGVO Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten (Datenübertragbarkeit),
- erteilte Einwilligungen jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen,
- dich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren, wenn du der Ansicht bist, dass die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten gegen datenschutzrechtliche Vorschriften verstößt.
Wohin deine Daten gesendet werden
Besucher-Kommentare könnten von einem automatisierten Dienst zur Spam-Erkennung untersucht werden.
Darüber hinaus werden im Rahmen des Hostings und des technischen Betriebs Daten an unseren Hosting-Provider übermittelt. Eine Übermittlung in Drittstaaten außerhalb der EU/des EWR findet nur statt, soweit dies ausdrücklich angegeben ist oder besondere technische Dienste dies erfordern und hierfür geeignete Garantien nach Art. 44 ff. DSGVO bestehen.